Ringkasan - Di masa dimana terjadi perubahan yang luar biasa, gangguan profesional, dan rasa "kesendirian" yang luar biasa, coaching/mentoring dapat menjadi strategi bagi kita. Namun bagaimana kita memberikan coaching/mentoring tenaga kerja yang tersebar dan tersebar di wilayah terpencil? Berkumpul secara online tidak harus menjadi versi sederhana dari berkumpul secara langsung; beberapa hal sebenarnya lebih baik karena bukan persoalan terkait lokasi yang jauh. Coaching/mentoring jarak jauh dapat mendorong kesetaraan dan membangun hubungan yang bebas dari bias yang kita hadapi secara langsung, ketika kita mengetahui tinggi badan, kemampuan fisik, atau status kehamilan orang lain, dan ini adalah beberapa contohnya. Tanpa faktor pembatas kedekatan geografis, Anda dapat memperluas tim Anda untuk membuat pasangan mentor/mentee & coach/coachee hebat yang memprioritaskan minat dan nilai pribadi ataupun organisasi. Anda mungkin menyadari bahwa dengan memanfaatkan alat digital yang Anda miliki, Anda dapat membangun program bimbingan yang lebih kuat daripada sebelumnya.
Pekerjaan jarak jauh telah menjadi sebuah penyesuaian (setidaknya) bagi semua orang, dan pengaruhnya terhadap hubungan profesional kita sama pentingnya dengan dampak terhadap tugas sehari-hari. Bagi karyawan yang baru berkarir, kurangnya percakapan santai di tempat kerja merupakan tantangan besar. Bagaimana seseorang mempelajari praktik terbaik untuk sukses dalam kariernya ketika Anda bekerja sendiri dari rumah? Bagaimana seseorang membangun hubungan profesional yang penting untuk kelangsungan hidup dan kemajuan? Di sisi organisasi, bagaimana perusahaan membangun budaya yang mendukung inisiatif keberagaman dan inklusi di tengah persebaran tim yang berada di berbagai wilayah? Berdasarkan pengalaman kami baru-baru ini dalam memimpin organisasi yang berfokus pada bimbingan online, kami yakin komitmen organisasi terhadap coaching/mentoring dapat mengatasi semua masalah ini.
Di America Needs You (ANY) (di mana Marianna menjabat sebagai CEO dan Michael menjabat sebagai dewan direksi), kami memperjuangkan mobilitas dan inklusi ekonomi melalui program coaching/mentoring dan pengembangan karier yang ketat untuk mahasiswa generasi pertama. Kami harus melakukan perubahan signifikan pada program coaching/mentoring kami ketika program tersebut tiba-tiba berubah menjadi virtual. Di Inkubator Data (TDI), yang didirikan Michael, kami melatih ilmuwan data generasi berikutnya dan telah mengalihkan pelatihan tatap muka dan bimbingan ke program online. Momen disrupsi ini adalah saat yang tepat bagi kami untuk membangun dan mendukung beragam talenta mulai dari program magang hingga C-suite, dan kami ingin berbagi apa yang telah berhasil bagi kami saat kami mengalihkan program bimbingan dari program tatap muka ke program virtual. .
Coaching/mentoring sangat penting untuk retensi dan kepuasan karyawan — terutama bagi orang kulit berwarna dan perempuan, yang keduanya lebih cenderung melaporkan bahwa coaching/mentoring sangat penting bagi pengembangan karier mereka. Di sisi retensi, coaching/mentoring mendukung pengembangan dan kemajuan karyawan. Di sisi perekrutan, keterlibatan dalam bimbingan sarjana membangun saluran bakat dan memberikan akses kepada siswa yang sering kali dikecualikan dari perekrutan tradisional, seperti siswa dari community college. Kesalahan perekrutan dan dukungan karyawan yang buruk selalu merugikan, namun taruhannya bahkan lebih tinggi di lingkungan saat ini. Coaching/mentoring membantu kita menghindari keduanya.
Penelitian selama puluhan tahun telah memberi kita indikator kuat tentang apa yang berhasil. Peneliti David Megginson dan David Clutterbuck, salah satu pendiri European Mentoring Center (sekarang European Mentoring & Coaching Council) menunjukkan dua komponen untuk pendampingan yang efektif: membangun hubungan baik dan menciptakan kejelasan tujuan.
A. Building Raport (Membangung Hubungan Baik)
Hubungan baik inilah yang menjadikan coaching/mentoring benar-benar transformatif dan lebih dari sekadar tanggung jawab organisasi. Namun membangun di dunia virtual juga merupakan tantangan tersendiri. Kami mendefinisikan hubungan baik sebagai rasa saling percaya dan menghormati, pemahaman bersama tentang nilai dan perspektif satu sama lain, serta komunikasi yang kuat. Kualitas hubungan antarmanusia sangat penting untuk mempertahankan karyawan, terutama bagi mereka yang kurang terwakili di perusahaan atau industri Anda. Sebuah studi yang dilakukan oleh Gartner dan Capital Analytics di Sun Microsystems menemukan tingkat retensi yang jauh lebih tinggi untuk para mentee (72%) dan mentor (69%) dibandingkan karyawan lain yang tidak berpartisipasi dalam program mentoring (49%). Berikut cara membangun hubungan baik:
1. Ambil Pendekatan Pendampingan Holistik
Selama pandemi Covid-19, dunia pribadi dan profesional kita terus-menerus saling mengganggu. Perusahaan yang menerima kenyataan tersebut akan cenderung mempertahankan orang-orang terbaiknya sementara yang lain kehilangan talenta-talenta hebat.
Di ANY, kami menemukan bahwa kunci untuk membangun hubungan baik adalah dengan secara eksplisit memberi tahu pasangan mentor/mentee & coach/coachee bahwa mereka tidak hanya diperbolehkan, namun juga didorong, untuk membicarakan hal-hal selain pekerjaan dan akademis. Kami juga menyebutkan norma-norma virtual baru yang menganut pendekatan holistik, seperti “Anda tidak perlu meminta maaf atas gangguan dari anak-anak dan hewan peliharaan” untuk mengurangi stres akibat interaksi digital. Pendampingan semacam ini mengakui sebuah kebenaran penting: keseimbangan kerja/kehidupan hanyalah sebuah mitos; itu semua hanyalah kehidupan, dan pekerjaan adalah salah satu bagian dari hidup kita. Ketidakmampuan untuk memisahkan keduanya menjadi semakin jelas ketika kita bekerja dari rumah yang penuh sesak dengan tuntutan pengasuhan anak yang jelas terlihat di latar belakang.
Coaching/mentoring membantu individu menghubungkan motivasi dan nilai-nilai kemanusiaan yang lebih dalam dengan karier mereka, dan menyelaraskan keduanya akan memberikan keuntungan bagi pemberi kerja dan karyawan. Menurut Gallup, hampir 85% karyawan di seluruh dunia masih belum terlibat atau tidak terlibat secara aktif di tempat kerja, meskipun ada upaya yang lebih besar dari perusahaan. Kesepian merupakan pandemi yang terjadi secara bersamaan, dengan 65% anak muda dalam penelitian yang dilakukan oleh University of Miami baru-baru ini melaporkan peningkatan rasa kesepian sejak awal pandemi Covid-19, dan 80% melaporkan “gejala depresi yang signifikan”.
Coaching/mentoring dapat membantu kita tetap tangguh dan terhubung dalam menghadapi tantangan-tantangan ini. Pengusaha yang berbeda mungkin perlu menarik garis yang berbeda antara kehidupan pribadi dan kehidupan pribadi mereka, dan hubungan sebenarnya pada akhirnya bergantung pada coach/mentor dan anak didik. Namun mengakui betapa kehidupan pribadi dan profesional kita bersinggungan adalah dasar yang kuat untuk hubungan mentoring apa pun.
2. Jadwalkan Sesi 1-on-1 dengan Tim
Alih-alih berfokus pada hubungan individu, banyak perusahaan mencoba mengelola koneksi selama pandemi melalui acara sosial kelompok virtual dan happy hour, namun kehadirannya justru menurun drastis setelah beberapa bulan. Banyak yang melaporkan kelelahan saat berada di acara grup virtual.
Menginvestasikan waktu dalam hubungan yang bermakna dan mendalam dengan individu secara pribadi dapat menjadi perubahan yang menyegarkan dan peluang untuk hubungan yang lebih otentik. Dialog terpandu dan pertanyaan diskusi akan membantu pasangan pendampingan mengungkap kesamaan kemanusiaan mereka — tidak peduli betapa berbedanya mereka di permukaan. Di TDI, kami menemukan bahwa mengadakan pertemuan tatap muka virtual secara teratur memberikan peluang unik untuk membangun hubungan baik yang tidak mungkin dilakukan dalam kelompok besar.
Salah satu aktivitas pendampingan virtual kami yang paling berdampak di ANY adalah meminta satu orang berbicara selama tiga menit tanpa gangguan tentang kisah hidup mereka. 180 detik ini sangat mendalam; banyak yang tidak dapat mengingat kapan mereka benar-benar mendengarkan atau didengarkan selama itu. Orang-orang yang masih asing beberapa saat yang lalu belajar tentang momen-momen kritis dalam hidup masing-masing, karena orang-orang berbagi cerita tentang kepedihan karena penolakan profesional atau pribadi, dan tantangan lain dalam hidup mereka. Anda tidak dapat berbicara secara bermakna tentang karier tanpa membicarakan tentang sumber motivasi kita, tentang keluarga, dan tentang suka dan duka dalam hidup.
3. Tawarkan Berbagai Fasilitas/Media untuk Menghubungkan Secara Virtual
Orang-orang mempunyai preferensi yang berbeda-beda terhadap media komunikasi, yang sering kali terjadi berdasarkan generasi. Memberikan pedoman dan pilihan untuk berkomunikasi (misalnya, dengan menunjukkan kepada orang-orang cara menggunakan Slack atau Zoom, atau membuktikan panduan tentang apakah mengirim pesan teks dianjurkan atau tidak). Kemudian, biarkan pasangan coach/coachee & mentor/mentee mencoba dan melihat apa yang berhasil bagi mereka.
Di ANY, salah satu hal pertama yang dilakukan pasangan kami adalah membuat “Rencana Komunikasi dan Harapan” pendampingan di mana mereka membicarakan tentang bagaimana dan kapan mereka ingin check-in. Ajari orang-orang cara menggunakan teknologi dengan cara yang membangun koneksi, seperti melatih pasangan coach/coachee & mentor/mentee dalam menggunakan anotasi dan reaksi dalam obrolan video atau memberikan tautan ke penilaian, alat, dan permainan online yang dapat mereka selesaikan bersama.
4. Sampaikan Benefit dan Konfirmasikan Harapan dari Sesi 1-on-1 Jarak Jauh.
Berkumpul secara online tidak harus menjadi versi sederhana dari berkumpul secara langsung; beberapa hal sebenarnya lebih baik karena bukan permasalahan lokasi yang jauh. Coaching/mentoring jarak jauh dapat mendorong kesetaraan dan membangun hubungan yang bebas dari bias yang kita hadapi secara langsung, ketika kita mengetahui tinggi badan, kemampuan fisik, atau status kehamilan orang lain, dan ini adalah beberapa contohnya.
Tanpa faktor pembatas letak geografis, Anda dapat memperluas kelompok Anda untuk menghasilkan kecocokan hebat yang memprioritaskan kepentingan dan nilai bersama. Anda mungkin menyadari bahwa dengan menggunakan alat yang Anda miliki, Anda dapat membangun sesuatu yang lebih kuat dari sebelumnya.
Melatih masyarakat tentang cara menggunakan teknologi untuk membangun hubungan baik dan mendorong berbagi keterampilan digital. Ingatlah bahwa menjadi virtual bukan berarti Anda tidak bisa menggunakan objek atau gerakan fisik. Pasangan coach/coachee & mentor/mentee bisa membuka paket dan menikmati isinya bersama-sama (cookies, notebook, company swag, dll.) Tidak ada budget? Anda masing-masing dapat menemukan benda serupa di rumah Anda masing-masing (minum kopi bersama) atau melakukan check-in sambil berjalan-jalan.
B. Kejelasan Tujuan
Menanamkan tujuan yang jelas dalam hubungan coach/coachee & mentor/mentee menciptakan kegembiraan dan momentum untuk memperkuat hubungan. Tanpanya, coaching/mentoring bisa menjadi persahabatan yang baik, namun tidak akan membantu karyawan mencapai tujuan mereka. Untuk menciptakan kejelasan tujuan maka :
1. Buat tolok ukur dan Rayakan Kemenangan
Manusia adalah pendongeng, dan kita membutuhkan narasi untuk memahami peristiwa-peristiwa dalam hidup kita. Pasangan pendamping yang meluangkan waktu untuk mengatakan, “Inilah awal kita, sejauh ini kita telah melangkah, dan inilah tujuan kita,” akan membangun ketahanan untuk bertahan menghadapi tantangan. Pasangan harus menetapkan dan memeriksa tujuan, dan harus menciptakan perayaan atau apresiasi melalui media masa untuk berbagi kemajuan. Meskipun forum-forum ini mungkin terjadi secara informal di kantor, perusahaan perlu secara proaktif mengembangkan kesetaraan digital di kantor jarak jauh.
Memposting video dan gambar kemenangan, dan secara aktif terlibat dalam forum online publik atau swasta, dapat mempromosikan budaya perayaan. Grafik, musik, dan video dapat menandai tonggak sejarah — misalnya, salah satu situs ANY mengubah upacara pencocokan tradisional mereka menjadi video dengan gambar masing-masing pasangan, dan kami telah melihat organisasi secara efektif menggunakan buku pujian online atau “awan kata” untuk menginspirasi masing-masing pasangan. lainnya. Di ANY, kami juga mengadakan forum terbuka untuk “Kemenangan Publik dan Swasta” di akhir setiap lokakarya untuk merayakan pencapaian secara lisan, berbagi pembelajaran, dan secara terbuka berterima kasih kepada pihak lain atas dukungannya. Pasangan coach/coachhe & mentor/mentee melanjutkan tradisi Slack setelah lokakarya selesai. Banyak karyawan dan peserta didik kami yang menerapkan praktik ini ke organisasi tempat mereka bergabung.
Di TDI, kami meminjam halaman dari Silicon Valley dan menggunakan “stand-up harian” untuk memberikan kesempatan kepada siswa untuk berbicara tentang apa yang telah mereka pelajari dan di mana mereka mengalami kebuntuan. Standup membantu membuka potensi kolaborasi, memungkinkan siswa melacak kemajuan (dan menjaga akuntabilitas), dan menyediakan tempat untuk menunjukkan kemenangan dalam perjalanan sulit menuju penguasaan ilmu data.
2. Pendampingan Dasar dalam Nilai-nilai Organisasi
Perjelas mengapa Anda mendorong pendampingan dan mengapa hal itu penting bagi organisasi. Apakah Anda menyediakan ruang untuk membicarakan tujuan karier, dan/atau untuk berlatih dan mengembangkan keterampilan? Mendasarkan tujuan keseluruhan program coaching/mentoring pada nilai-nilai perusahaan Anda dalam coaching/mentoring virtual dapat membantu memperkuat budaya perusahaan bersama bahkan ketika karyawan tidak memiliki kantor bersama.
Di ANY, lokakarya ini beralih antara mengajarkan keterampilan karier dan kepemimpinan kepada para coachee/mentee dan memberikan waktu bagi coach/mentor dan coachee/mentee untuk memberikan konteks individual mereka dan memperkuat keterampilan penting apa pun. Kami berpendapat bahwa model serupa dapat diterapkan di perusahaan, yang berpusat pada pengajaran nilai-nilai perusahaan dan mengkontekstualisasikannya antara mentor dan yang didampingi. Jika tujuan Anda adalah komunitas, mintalah pasangan pendamping untuk memikirkan bagaimana mereka masing-masing dapat membangunnya dan peran apa yang cenderung mereka mainkan dalam komunitasnya. Jika suatu nilai adalah inovasi dan kreativitas, mintalah pasangan Anda untuk merancang ulang sebuah proses dan belajar dari satu sama lain saat melakukannya.
3. Memberikan Konsistensi dan Struktur
Banyak program coaching/mentoring yang menghabiskan banyak waktu untuk mencocokkan di awal dan mengevaluasi di akhir, tanpa struktur yang jelas tentang cara terlibat di sepanjang hubungan pendampingan. Di dunia maya, memiliki waktu untuk bimbingan sangatlah penting. (Di ANY dan TDI, kami menyarankan check-in mingguan.) Konsistensi membangun kepercayaan. Muncul untuk satu sama lain membangun kepercayaan. ANY memberikan modul virtual kepada pasangan kami, banyak di antaranya berupa video atau artikel dengan serangkaian pertanyaan diskusi untuk memfasilitasi percakapan. Memiliki titik awal yang terstruktur sering kali akan menghasilkan diskusi yang menarik, spesifik, dan relevan.
4. Berkolaborasi Secara Real-Time
Jangan hanya bicara tentang tujuan; mengerjakannya bersama-sama. Manfaatkan kekuatan berbagi layar, yang sangat bagus untuk pembelajar visual dan memungkinkan kolaborasi. Tolak naluri coach/mentor untuk selalu mendominasi pembiacaraan, dan tempatkan peserta didik sebagai pemimpin – mentor akan melihat bagaimana kinerja peserta, dan mungkin juga mempelajari sesuatu. Alat kerja yang sinkron seperti Padlet dan Google dokumen dapat membantu meningkatkan efisiensi dan kepuasan saat pasangan melihat kemajuan bersama.
C. Coaching/Mentoring Akan Memimpin Kita Maju
Di masa dimana terjadi perubahan yang luar biasa, gangguan profesional, dan rasa "kesendirian" yang luar biasa, coaching/mentoring dapat menjadi strategi bagi kita. Keterkaitan dan makna yang dapat dihasilkan melalui hubungan baik dan kejelasan tujuan sangat penting untuk mendukung orang-orang melewati gejolak, dan hal ini dapat memperkuat hubungan di seluruh organisasi. Meskipun sebagian besar orang memahami bahwa coaching/mentoring akan membantu karyawan baru dalam pekerjaannya, dampaknya terhadap mereka yang memberikan mentoring sering kali diabaikan. Pendampingan yang sukses lebih merupakan tentang mendengarkan secara aktif dibandingkan dengan memberikan nasihat satu arah, dan jika didekati dengan sikap timbal balik, akan ada manfaat besar bagi para coach/mentor.